Adatkezelési Szabályzat

V-Medical Kft.

 

1.           A Szabályzat célja és hatálya

 

(1)          Jelen Adatkezelési Szabályzat (a továbbiakban: „Szabályzat”) meghatározza a V-Medical Kft. (a továbbiakban: „egészségügyi szolgáltató”), valamely adatkezelési célból, meghatározott feladattal alkalmazott adatkezelői által – az egészségügyi és a hozzájuk kapcsolódó személyazonosító adatokkal – végzett adatkezelések (adatkezelési rendszerek) részletes szabályait. Jelen Szabályzattal az egészségügyi szolgáltató adatszolgáltatását kívánja szabályozni, valamint biztosítani kívánja az adatvédelmi rendszerének működésének törvényes rendjét, az adatvédelem alkotmányos elveinek, az adatbiztonság követelményeinek érvényesülését, továbbá meg kívánja akadályozni az egészségügyi és a hozzájuk kapcsolódó személyes adatokhoz való jogosulatlan hozzáférést, azok jogosulatlan megváltoztatását, illetve nyilvánosságra hozatalát. A Szabályzat célja, hogy biztosítsa az Info tv. 15. §-ában meghatározott érintetti tájékoztatáshoz való jog megvalósulását, az érintettek információs önrendelkezési jogát, az egészségügyi adatok védelmét biztosító hozzáférés lehetőségét, az egészségügyi adatok integritásának és bizalmas jellegének megóvását, valamint az egészségügyi adatok elérhetőségét.

 

(2)          A Szabályzat hatálya kiterjed az egészségügyi ellátás nyújtó egészségügyi szolgáltatóra, az egészségügyi szolgáltató alkalmazott adatkezelőire, munkavállalóira, az adatvédelmi felelősökre, valamint minden az egészségügyi szolgáltatóval, adatkezelőivel kapcsolatba került vagy kerülő, illetve annak szolgáltatásait igénybe vevő természetes személyre, függetlenül attól, hogy beteg-e vagy egészséges (a továbbiakban: érintett), továbbá az egészségügyi szolgáltató által kezelt az érintettre vonatkozó egészségügyi és személyazonosító adatra. A Szabályzat hatálya kiterjed az egészségügyi szolgáltató valamennyi szervezeti egységénél folytatott egészségügyi és hozzájuk kapcsolódó személyes adatok kezelésére.

 

2.           Irányadó jogszabályok

 

•             Az Európai Parlament és a Tanács (EU) 2016/679 rendelete (2016. április 27.) a természetes személyeknek a személyes adatok kezelése tekintetében történő védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról, valamint a 95/46/EK rendelet hatályon kívül helyezéséről (általános adatvédelmi rendelet; a továbbiakban: „GDPR”)

•             Az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény (a továbbiakban: ,,Info tv.”)

•             Az egészségügyi és a hozzájuk kapcsolódó személyes adatok kezeléséről és védelméről szóló 1997. évi XLVII. törvény (a továbbiakban: ,,Eüak.”)

•             Az egészségügyi és a hozzájuk kapcsolódó személyes adatok kezelésének egyes kérdéseiről szóló 62/1997. (XII. 21.) NM rendelet

•             A Polgári Törvénykönyvről szóló 2013. évi V. törvény (a továbbiakban: ,,Ptk.”)

•             A munka törvénykönyvéről szóló 2012. évi I. törvény (a továbbiakban: ,,Mt.”)

 

3.           Az egészségügyi szolgáltató adatai

 

•             Cégnév: V-Medical Kft.

•             Székhely: 2100 Gödöllő, Szkíta körút 10.

•             Cégjegyzékszám: 13-09-188007

•             Adószám: 25989094-2-13

•             Képviseli: Tiringer Lászlóné ügyvezető

•             Telefonszám: +36705881272

•             E-mail cím: info@v-medical.hu

•             Adatvédelmi tisztviselő neve: dr. Pozsgay Péter

•             Adatvédelmi tisztviselő e-mail címe: office@drpozsgaypeter.hu

•             Adatvédelmi tisztviselő telefonszáma: 06205574860

 

4.           Az adatkezelési rendszer általános biztonsági előírásai

 

Az egészségügyi szolgáltató az egészségügyi és személyazonosító adatok kezelését kizárólag törvényben meghatározott adatkezelési jogalap alapján végzi, az adatkezelési tájékoztatóban foglaltaknak megfelelően. Az egészségügyi és személyazonosító adatok kezelése, feldolgozása során biztosítja az adatok biztonságát véletlen vagy szándékos megsemmisítéssel, megsemmisüléssel, megváltoztatással, károsodással, nyilvánosságra kerüléssel szemben, továbbá, hogy azokhoz illetéktelen személy ne férjen hozzá. Ha az adatbiztonság vagy a tárolt adatok fizikai védelme, illetve az Eüak. által előírt adatkezelési kötelezettség szükségessé teszi az adatkezelő a nyilvántartott adatokról, az egészségügyi dokumentációról hiteles másolatot készít.

 

5.           Az adatkezelési rendszer biztonságának és kezelésének részletes szabályai

 

Az Adatvédelmi felelős jogai és kötelezettségei:

(1) A szervezeti egységenként 20 főnél több foglalkoztató munkáltató esetén az intézményvezető – szervezeti egységenként – adatvédelmi felelőst jelöl ki.

(2) Az adatvédelmi felelősnek

a) szakorvos szakképesítéssel rendelkező orvos

b) legalább 2 év joggyakorlattal rendelkező jogi egyetemi végzettségű személy, vagy

c) felsőfokú végzettségű, az egészségügyi adatkezelésben legalább 2 év gyakorlatot szerzett személy jelölhető ki.

(3) Az adatvédelmi felelős jogosult a csatlakozott adatkezelőktől és az Elektronikus Egészségügyi Szolgáltatási Tér (a továbbiakban: EESZT) felhasználóktól adatot, dokumentumot vagy tájékoztatást kérni. A kért adatot, dokumentumot vagy tájékoztatást soron kívül, de legkésőbb 5 munkanapon belül az adatvédelmi felelős rendelkezésére kell bocsátani

(4) Az adatvédelmi felelős

a) jogszabályi rendelkezések, illetve biztonsági előírások megsértésének észlelése esetén annak megszüntetésére, valamint

b) a (3) bekezdés szerinti együttműködés hiányában együttműködésre hívja fel az érintett csatlakozott adatkezelőt. Amennyiben a felhívás eredménytelen, az adatvédelmi felelős a csatlakozott adatkezelő felügyeleti szervéhez, fenntartójához fordul, és jogszabály szerinti fegyelmi felelősségre vonás felmerülése esetén értesíti a fegyelmi jogkör gyakorlóját is.

Az egészségügyi szolgáltató az alábbi intézkedésekkel biztosítja az adatkezelési rendszer környezetének védelmét:

-             A kezelt adatok – mind papír, mind elektronikus formában – az egészségügyi szolgáltató székhelyén megőrzésre kerülnek.

Az egészségügyi szolgáltató adatok sérülésének megelőzésére, illetve a sérült adatok következményeinek felszámolására tervezett intézkedései:

a.)          Az elektronikusan nyilvántartott adatokat olyan saját vagy bérelt tárhelyen kell tárolni, amely tükrözéssel folyamatosan biztonsági másolatot készít, legalább egy további példányban.

b.)          A papíralapú dokumentumok minden esetben zárható szekrényben, nem tűzveszélyes környezetben kerülnek elhelyezésre.

Az egészségügyi szolgáltató adatkezelési rendszerének sérülése, illetve károsodása esetére tervezett intézkedései:

a.)          Adatvesztés vagy dokumentáció eltulajdonításának gyanúja esetén adatvédelmi tisztviselőt azonnal értesíteni kell.

b.)          Tényleges adatvesztéskor, eltulajdonításkor az eseményről jegyzőkönyvet kell készíteni, másolatát az adatvédelmi tisztviselőhöz el kell juttatni. Sérülés esetén a mentési-archiválási eljárás során alkalmazott adathordozók adatait felhasználva kell a helyreállítást végrehajtani. Biztosítani kell a forráskód szintű hibajavítás feltételeit. A tesztelési eljárásokat részletesen dokumentálni kell, melyben az érintett feleknek részt kell venni.

Az adatok eltulajdonítása elleni védekezés szabályai:

Az egészségügyi szolgáltató az érintett egészségügyi és hozzájuk kapcsolódó személyes adatainak eltulajdonítása ellen az alábbi intézkedéseket hozza meg:

a.)          Személyes és névvel összekapcsolt egészségügyi adatot csak az egészségügyi adatok kezelésére felhatalmazott dolgozó kezelhet, munkaköri leírásában megfogalmazottak szerint.

b.)          A gyógykezelés helyén csak olyan személyek lehetnek jelen, akik betegellátás céljából tartózkodnak ott, valamint olyan személy, akit a beteg vagy törvényes képviselője, felhatalmazott.

c.)          Minden felhasználónak az „Üres asztal, tiszta képernyő” szabályt kell alkalmazni, mely keretében a monitorok elhelyezésekor törekedni kell az azokra való minél kisebb rálátás biztosítására, hogy a képernyők tartalma ne legyen olvasható az arra jogosulatlanok számára.

d.)          A felhasználóknak az informatikai eszközök elhelyezésére szolgáló helyiséget be kell zárniuk, ha a helyiségben senki nem tartózkodik.

e.)          A kinyomtatott vagy másolt iratokat tilos őrizetlenül a nyomtatókban, fénymásolóban hagyni.

f.)           Beteget, hozzátartozót tilos felügyelet nélkül a rendelőben hagyni.

Az egészségügyi szolgáltató által alkalmazott adatkezelők azonosítása, az adatkezelési rendszerbe történő belépés, illetve kilépés:

Az elektronikus adatkezelési rendszerhez való hozzáférés kizárólag a bejelentkezési eljárás sikeres végrehajtása után lehetséges. Ennek során az adatkezelő – a kezelőorvos – a rendszerbe elkülönített azonosítójával lép be az adatkezelési rendszerbe és ezt követően felviszi az általa kezelt beteg személyes adatait, valamint a szakmai szabályok szerint az egészségügyi adatokat. Az ellátás végeztével a felhasználó kilép a rendszerből, ezáltal a további adathozzáférés nem lehetséges. Az adatkezelők jogosultságait az adatkezelési rendszer rögzíti és tartja nyilván, annak rendszeres ellenőrzése az informatikai vezető és intézményvezetők kötelessége.

 

6.           Az egészségügyi dokumentációnak az adott adatkezelési rendszerben történő ellenőrizhetősége

 

a.           Az adatkezelési rendszer adminisztrálása: Az adatkezelő illetékes munkatársa kezeli a dokumentációkat.

b.           Az adatok eredetének azonosíthatósága

Az egészségügyi dokumentációban szereplő hibás egészségügyi adatot – az adatfelvételt követően – úgy kell kijavítani vagy törölni, hogy az eredetileg felvett adat megállapítható legyen. Mind a manuális, mind az elektronikus adatkezelési rendszert úgy kell kialakítani, hogy az a lehető legkevesebb adminisztrációval járjon, azaz az adatkezelési célokeléréséhez feltétlenül szükséges mértékű legyen.

Egészségügyi dokumentációról kért másolatok nyilvántartása:

a.)          Beteg (vagy kérelmező) neve;

b.)          Milyen dokumentációról kér másolatot;

c.)          Kérelem dátuma;

d.)          A kérelmező először kéri-e a dokumentáció másolatát;

e.)          Amennyiben van, a számla száma, kelte

f.)           A másolatok beteg (vagy kérelmező) általi átvételének igazolása: dátum, aláírás vagy a postára adás igazolása.

 

c.           Az adatok pontosságának, valódiságának mérése

A GDPR 5. cikk (1) bek. d) pontjának való megfelelés érdekében a kezelt egészségügyi és hozzájuk kapcsolódó személyes adatoknak pontosnak és szükség esetén naprakésznek kell lenniük, minden észszerű intézkedést meg kell tenni annak érdekében, hogy az adatkezelés céljai szempontjából pontatlan személyes adatokat haladéktalanul töröljék vagy helyesbítsék. Ezen alapelvnek való megfelelés érdekében a kezelt adatok pontosságát, valódiságát az adatkezelő folyamatosan méri.

d.           Az adatkezelési rendszerből, illetve az abba irányuló adatforgalom

A manuális adatkezelési rendszerből kikerülő dokumentumok olvashatóságát, azonosíthatóságát, hitelességét biztosítani kell. A kimenő adatok esetében dátum, aláírás és bélyegző igazolja a dokumentumszármazását és hivatalos voltát.

 

7.           Az adatkezelési rendszer működési műszaki megbízhatósága

 

Az adatkezelés során arra alkalmas műszaki vagy szervezési – így különösen az adatok jogosulatlan vagy jogellenes kezelésével, véletlen elvesztésével, megsemmisülésével vagy károsodásával szembeni védelmet kialakító – intézkedések alkalmazásával biztosítani kell az egészségügyi és a hozzájuk kapcsolódó személyes adatok megfelelő biztonságát. Különleges adatok kezelése okán az adatkezelő, illetve megbízásából vagy rendelkezése alapján eljáró adatfeldolgozó megfelelő műszaki és szervezési intézkedésekkel biztosítja, hogy az adatkezelési műveletek végzése során a különleges adatokhoz kizárólag az rendelkezzen hozzáféréssel, akinek az adatkezelési művelettel összefüggő feladatának ellátásához feltétlenül szükséges. Az adatkezelő és az adatfeldolgozó a kezelt személyes adatok megfelelő szintű biztonságának biztosítása érdekében az érintettek alapvető jogainak érvényesülését az adatkezelés által fenyegető - így különösen az érintettek különleges adatainak kezelésével járó - kockázatok mértékéhez igazodó műszaki és szervezési intézkedéseket tesz.

 

8.           Az adatkezelési rendszer fenntartásának műszaki szabályozása

 

a.           Az egészségügyi szolgáltató az adatkezelési rendszer karbantartása érdekében az alábbi intézkedéseket teszi meg

Jogszabályváltozás, illetve a manuális adatkezelési rendszert érintő egyéb olyan körülmény felmerülése esetén, mely az adatkezelési rendszert, valamint a kapcsolódó belső szabályozás módosítását, korszerűsítését és/vagy karbantartását igényli, az Adatkezelő vezetője köteles az adatvédelmi tisztviselő bevonásával a megfelelő intézkedéséket kezdeményezni, majd a megállapított rendelkezéseket a gyakorlatba is átültetik. Ezen túl az az Adatkezelő vezetője köteles rendszeresen, de legalább évente felülvizsgálni az adatkezeléssel kapcsolatos belső szabályozások, rendszerek és gyakorlatok naprakészségét.

b.           Az adatkezelési rendszer dokumentálására vonatkozó előírások

A dokumentumokat úgy kell tárolni, hogy azokhoz csak az illetékes személyek férjenek hozzá.

c.           Az adatkezelési rendszer megváltoztatása

Az adatkezelési rendszer megváltoztatása alapulhat:

i.             a jogszabályi követelmények megváltozásán;

ii.            a belső működés vagy feltételrendszer feltárt problémáján, hiányosságán;

iii.           a meglévőnél hatékonyabb, korszerűbb, illetve gazdaságosabb adatkezelési rendszer kialakításának igényén.

 

9.           Az adatkezelőkre vonatkozó szabályok

 

Az adatkezelők munkavégzésre irányuló jogviszonyával összefüggő adatvédelmi vonatkozású kérdések, feladatkörök a külön munkavállalói adatkezelési tájékoztatóban, illetve a munkaköri leírásban és a munkaszerződésben kerülnek rögzítésre.

 

10.         Adatvédelmi képzés

 

Az egészségügyi szolgáltató kötelező erejű vállalati szabályként a személyes adatokba állandó jelleggel vagy rendszeresen betekintő személyzetnek adatvédelmi képzést biztosít.

 

11.         Adatvédelmi jelentési kötelezettség

 

A jogszabályban meghatározott jelentéstételre vagy adatszolgáltatásra kötelezett adatkezelő vagy az EESZT felhasználó a jelentéstételt vagy adatszolgáltatást az EESZT útján miniszteri rendeletben meghatározottak szerint teljesíti.

 

12.         Az egészségügyi dokumentáció tárolásának, megsemmisítésének, archiválásának rendje

 

(1) Az egészségügyi dokumentációt – a képalkotó diagnosztikai eljárással készült felvételek, az arról készített leletek, valamint a papíralapú vény, illetve elektronikus vény kiváltásakor az emberi felhasználásra kerülő gyógyszerek rendeléséről és kiadásáról szóló rendelet szerinti nyomtatott kiadási igazolás kivételével – az adatfelvételtől számított legalább 30 évig, a zárójelentést legalább 50 évig kell megőrizni.

(2) A képalkotó diagnosztikai eljárással készült felvételt annak készítésétől számított 10 évig, a felvételről készített leletet a felvétel készítésétől számított 30 évig kell megőrizni.

(3) A gyógyszer, gyógyászati segédeszköz és gyógyászati ellátás kiszolgáltatója vagy nyújtója a papíralapú vényeket, illetve elektronikus vény kiváltásakor az emberi felhasználásra kerülő gyógyszerek rendeléséről és kiadásáról szóló rendelet szerint nyomtatott kiadási igazolást 5 évig őrzi meg. Ha a működési nyilvántartásban nem szereplő, de valamely államban gyógyszer rendelésére jogosult személy által rendelt vényköteles gyógyszer kiadásának alapjául szolgáló külföldi vény visszaadásra kerül, a vény másolatát meg kell őrizni és az expediálás tényét a vény eredeti példányán fel kell tüntetni. Gyógyászati segédeszköz szaküzletben kiszolgáltatott olyan gyógyászati segédeszköz esetén, amelynek kihordási ideje 5 évnél hosszabb, a papíralapú vény, valamint a kiadási igazolás megőrzési ideje a kihordási idővel azonos. A kötelező őrzési időt követően a papíralapú vényeket és a kiadási igazolásokat meg kell semmisíteni.

(4) A gyógyszer, a gyógyszertárban forgalmazható gyógyászati segédeszköz kiszolgálója, az EESZT-ben rögzíti a papíralapon kiállított és felhasznált vény adatait. Az EESZT működtetője az egyes vényekre vonatkozó adatokat a vény visszavonásától, felhasználásától vagy felhasználási idejének lejártától számított 30 év elteltével törli.

(5) A kötelező nyilvántartási időt követően gyógykezelés vagy tudományos kutatás érdekében – amennyiben indokolt – az adatok továbbra is nyilvántarthatók.

(6) Ha a további nyilvántartás nem indokolt – a tudományos jelentőségű egészségügyi dokumentáció kivételével – a nyilvántartást meg kell semmisíteni.

(7) Amennyiben az egészségügyi dokumentációnak tudományos jelentősége van, a kötelező nyilvántartási időt követően –  archiválás céljából –  át kell adni az illetékes levéltár részére.

(8) Amennyiben a dokumentációt kezelő jogutód nélkül megszűnik a tudományos jelentőségű egészségügyi dokumentációt a (6) bekezdés szerinti levéltárnak, az egyéb egészségügyi dokumentációt a Kormány által kijelölt szerv részére kell átadni.

 

13.         Felülvizsgálat

 

(1) Az adatvédelmi szabályzatot szükség szerint, de legalább három évenként felül kell vizsgálni.

 

Kelt: Gödöllő, 2026. szeptember 28.